A cosa serve un software gestionale?
Una qualsiasi azienda, a prescindere dal bene o servizio che immette sul mercato, ha la necessità di reperire numerose informazioni che riguardano il prodotto o il cliente, sia in fase di acquisto che di vendita. Le informazioni possono essere necessarie non solo per non commettere errori in fase di spedizione del prodotto o di fornitura del servizio, ma anche per verificare la disponibilità in magazzino di una risorsa, o per valutare la durata e i tempi dei cicli produttivi. Esse, dunque, non riguardano esclusivamente l’approccio con l’esterno, ma anche la stessa logistica interna dell’impresa.
Ogni ente attivo sul mercato ha la stringente necessità di conservare e poter accedere in modo molto rapido a questi dati. Per questo motivo, non si può pensare di riportare tutto su carta e di accedere manualmente ai dati: per un’azienda di medie o grandi dimensioni sarebbe necessario troppo tempo per conoscere le informazioni necessarie.
Ed è qui che entra in gioco il software gestionale: esso non è altro che un archivio stabile e sicuro in grado di archiviare tutte le informazioni in merito alle attività svolte da un’impresa e di fornire nuovi documenti, sulla base di quelli in proprio possesso, in tempi estremamente rapidi. Ad esempio, nel caso dell’evasione di un ordine il software gestionale deve saper conservare la richiesta dell’ordine, registrare il prelievo del prodotto dal magazzino, reperire le informazioni del cliente ed emettere la fattura, il tutto in pochi secondi.
Quali caratteristiche deve avere un software gestionale
Come già sottolineato, il fattore chiave di un software gestionale è il breve tempo. Tuttavia, esso non deve essere solo in grado di prelevare le informazioni in tempi rapidi, ma deve anche essere in grado di elaborarle e presentarle in base a determinati criteri (imposti dall’essere umano), con un elevato livello di accuratezza.
Anche il salvataggio dei dati deve essere rapido e il più possibile esente da errori.
Altre caratteristiche fondamentali di un software gestionale sono la capacità di adattamento alla mole di lavoro, la capacità di riconoscere errori o informazioni valide (al fine di non incorrere in problemi per i quali è difficile individuare la causa) e deve essere creato ad hoc per una precisa attività.
